Cumplir con las normativas de higiene y seguridad laboral es una responsabilidad esencial para todas las empresas. Para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable, no solo es necesario contar con las mejores prácticas, sino también con la documentación adecuada que respalde esas medidas. En este post, te explicamos qué documentos debe tener una empresa para cumplir con las normativas de seguridad e higiene y proteger tanto a sus empleados como a la propia organización.
📑 Documentación básica para cumplir con Higiene y Seguridad
Las empresas deben contar con una serie de documentos que avalen su compromiso con la seguridad laboral. A continuación, te mostramos los principales:
1. Reglamento Interno de Higiene y Seguridad
El Reglamento Interno es un documento fundamental que establece las normas y procedimientos de seguridad dentro de la empresa. Debe ser elaborado en función de las características y riesgos específicos de cada sector o actividad.
¿Qué incluye?
- Normas de seguridad que deben seguir los empleados en todas las áreas de trabajo.
- Protocolos de emergencia, evacuación y primeros auxilios.
- Sistemas de protección y el uso adecuado de los equipos de protección personal (EPP).
2. Plan de Emergencias y Evacuación
Toda empresa debe contar con un Plan de Emergencias que especifique los procedimientos a seguir en caso de accidentes, incendios, sismos o cualquier otra situación crítica. Este documento debe estar disponible y ser accesible para todos los empleados.
¿Qué incluye?
- Procedimientos detallados para evacuación del personal en situaciones de emergencia.
- Ubicación de salidas de emergencia, extintores, botiquines de primeros auxilios y otros elementos de seguridad.
- Roles específicos durante una emergencia (responsables de dirigir la evacuación, primeros auxilios, etc.).
3. Evaluación de Riesgos Laborales
La Evaluación de Riesgos es un documento que debe ser elaborado por un profesional en seguridad e higiene laboral. En este informe se identifican los riesgos presentes en el ambiente de trabajo y las medidas preventivas que se deben implementar.
¿Qué incluye?
- Análisis de los riesgos físicos, químicos, biológicos, ergonómicos y psicosociales a los que están expuestos los empleados.
- Medidas correctivas y preventivas para reducir o eliminar esos riesgos.
4. Registros de Capacitación y Entrenamiento
La capacitación continua es clave para mantener a los empleados preparados para enfrentar situaciones de riesgo. Cada empresa debe contar con un registro detallado de todas las capacitaciones realizadas a sus empleados.
¿Qué incluye?
- Registros de entrenamientos sobre seguridad e higiene laboral.
- Fechas, contenido, y duración de las capacitaciones.
- Asistencia de los empleados y certificados de formación.
5. Informe de Inspección de Seguridad
Las inspecciones periódicas realizadas por profesionales de seguridad deben estar documentadas en un informe. Estas inspecciones verifican que las condiciones laborales estén alineadas con las normativas de higiene y seguridad.
¿Qué incluye?
- Inspecciones de las instalaciones, equipos, y condiciones laborales.
- Observaciones y medidas correctivas tomadas en caso de encontrar incumplimientos o deficiencias en la seguridad.
- Fecha y firma de la persona que realizó la inspección.
6. Fichas de Seguridad de Materiales (FISMA)
En empresas que manejan sustancias químicas, fichas de seguridad (también conocidas como MSDS) son necesarias para garantizar un manejo adecuado y seguro de esos materiales. Las fichas incluyen información crucial sobre el almacenamiento, uso y primeros auxilios en caso de exposición.
¿Qué incluye?
- Descripción de las características químicas de los materiales.
- Instrucciones de manejo seguro y medidas de protección.
- Procedimientos en caso de emergencias relacionadas con productos químicos.
7. Documentación sobre Equipos de Protección Personal (EPP)
Es fundamental que la empresa tenga un registro detallado sobre los equipos de protección personal que deben utilizar los empleados, según el puesto y las actividades que desempeñen. Este documento debe incluir la distribución y mantenimiento de los EPP.
¿Qué incluye?
- Lista de los EPP requeridos para cada área o actividad.
- Registro de entrega y estado de conservación de los equipos.
- Procedimientos para el uso adecuado de los EPP.
📋 ¿Por qué es importante tener toda la documentación en regla?
Tener la documentación correcta es vital por varias razones:
- Cumplir con la legislación: La documentación adecuada asegura que la empresa cumpla con las normativas locales e internacionales de seguridad e higiene laboral.
- Proteger la salud y seguridad de los empleados: Un ambiente de trabajo seguro reduce los riesgos de accidentes y enfermedades laborales.
- Evitar sanciones legales: Las empresas que no cumplen con las normativas de higiene y seguridad pueden enfrentar multas y otras sanciones legales.
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